POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

DE CAMPESA S.A

CAMPESA S.A identificada con el Nit. 800.035.606-6, es una sociedad anónima constituida el 18 de junio de 1988. En desarrollo de su objeto social, CAMPESA S.A realiza actividades de venta, compra, negocios en general de vehículos automotores nuevos, usados, lo mismo que la distribución, compra y venta de repuestos y la prestación de servicios de taller y demás actividades afines, necesarias para garantizar la adecuada representación de la marca que comercializa lo cual incluye pero no se limita a: fines comerciales, informativos, de mercadeo, estadistísticos, verificación en centrales de riesgo, aspectos contables y de nómina, y demás aplicables a los titulares.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de2013, CAMPESA S.A. informa la política aplicable  para el tratamiento y protección de datos personales, regula los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro del cual se encuentra adoptar un manual de políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos de los titulares, teniendo  la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CAMPESA S.A. para garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data.


1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CONCESIONARIO: CAMPESA S.A.

DOMICILIO PRINCIPAL:  CALLE 54 No.23-87

CORREO ELECTRÓNICO:Contactenos@campesa.com.co

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 6432721 EXT 1152


2. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su  calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad comercial establecida. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que CAMPESA S.A requiere para ofrecer servicios adicionales .

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.


3. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, CAMPESA S.A. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos, se deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.  En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por CAMPESA S.A., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: CAMPESA S.A está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.


4. DERECHOS Y DEBERES  QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

CAMPESA S.A, tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares de la información y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos.  En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado debidamente, y  respetando en todo caso la ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAMPESA S.A en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales , inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la CAMPESA S.A salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

c) Ser informado por CAMPESA  previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de  CAMPESA S.A. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

 

5. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, CAMPESA S.A. aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

 

6. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

7. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CAMPESA S.A. en los términos dispuestos en la Ley generará un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.campesa.com.co  y del correo electrónico contactenos@campesa.com.co


8. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DELOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.


9. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición  CAMPESA S.A.

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

10. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de empleados, clientes, proveedores, accionistas,  estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de CAMPESA S.A,  como concesionario Chevrolet de la región, y  los necesarios para el cumplimiento de la misión.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

11. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

12. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

CAMPESA S.A. designó como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política a la Gerencia General  con el apoyo de la Asistente de Gerencia, el  Departamento Jurídico,  áreas de Posventa, Comercial, tesorería y el Call Center  que manejan los Datos Personales de los Titulares y el Departamento de sistemas.

El Call Center  estará atento  para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico  contactenos@campesa.com.co o la página web www.campesa.com.co

 

13. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y  PETICIONES

1 Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en CAMPESA S.A quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de  consulta de datos personales CAMPESA S.A. garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinente.
  2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

Para tal fin se habilitará el correo contactenos@campesa.com.co,  se formulará la consulta  la cual será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2. Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante CAMPESA S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a Campesa, ya sea en forma escrita, o a través del Correo electrónico contactenos@campesa.com.co, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntando los documentos que se quiera hacer valer.  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá  al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.   Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En Caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el correo contactenos@campesa.com.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles.  Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a CAMPESA S.A la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

La solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por CAMPESA S.A,   y debe contener,  como  mínimo la siguiente información:

  1. El Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales  el titular busca ejercer alguno de sus derechos.

CAMPESA S.A. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con las políticas establecidas según la ley 1581 de 2012.

Los titulares de los datos pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal, para ello CAMPESA S.A. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por que lo otorgó. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter  necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.


14. MEDIDAS DE  SEGURIDAD DE LA INFORMACION

CAMPESA S.A. Se compromete a efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, se implementarán protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

15. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del 1 de noviembre de 2016.

16. MODIFICACION A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAMPESA S.A, se reserva el derecho de modificar esta política de tratamiento de datos en cualquier momento y sin previo aviso.